总支建设



党总支办公室工作手册

      

目录

(一)通讯方式的收集........................................................3

 

(二)签到表的制作与使用................................................4

 

(三)QQ,飞信的添加...........................................................4

 

(四)消息与通知的发送.....................................................5

 

(五)教室申请.......................................................................5

 

(六)例会制度及会议记录..................................................6

 

(七)为总支部员生日.......................................................7

 

(八)党务系统的使用..........................................................8

党总支办公室工作内容及具体要求

(一)通讯方式的收集

1.工作要求:迅速,准确

 这是办公室非常重要的一项工作,也是许多后续工作的基础和前提,因此最重要的一点就是要迅速完成,并且保证每个人的通讯方式都准确无误。

2.具体流程:

 首先由办公室部长建立两个联系群:党总支老师及部长群,党总支大群(老师、部长、部员)

 

  1. 纳新结束后,统计各成员信息,部员信息可直接从报名表上获取,部长信息可向办公室部长询问。需统计的内容包含姓名,学号,所在部门, 联系电话。收集完毕后,迅速用Excel按如下格式制成党总支通讯录:

 

第xx届信院党总支通讯录

学号

姓名

部门

联系方式

xxxxxx

xxx

xxx部长

xxxxxx

xxxxxx

xxx

xxx部长

xxxxxx

 

xxxxxx

xxx

xxx

xxxxxx

xxxxxx

xxx

xxx

xxxxxx

xxxxxx

xxx

xxx

xxxxxx

 

 

王瑞玲老师

 

办公室座机

 

刘健老师

 

办公室座机

 

张云凯老师

手机

办公室座机

党总支公邮

党总支公邮密码

 

2)若是部长,则需在部门一栏注明XX部部长,通讯录信息先从部长开始,部长

   录入完后,再按部门录入部员的信息。

3)注意表格内容按一定规则排序。

4)表格建成后,将其发党总支的QQ群中,并通知全体成员,及时核对自己通讯

   录中的信息是否完整,有无错误,若有出入,则对表格做出及时修改。

5)将核对无误的通讯录上传到党总支的工作群中,供各部门查询使用。

(二)签到表的制作与使用

1.工作要求:细致,明了

  1. 签到表的制作主要基于通讯录的完成, 在已完成的通讯录基础上做出修改,主要需要修改的部分有:表头改为“信院党总支第_次例会签到表”表头旁添加日期项“_年_月_日”, 在最后一栏添加“签名”。注意签到表上也应有各老师的联系方式和总支邮箱的内容。
  2. 具体格式如下:

信院党总支例会签到表  日期:____年_月_日

学号

姓名

部门

联系方式

签名处

 

 

 

 

 

2.具体流程:

  1. 负责签到的同学需在每次例会前打印出纸质的签到表,并将表头“_”上的空白处填写完整,提前10`~15分钟到达会议地点做好签到准备工作。到会的同学依次排队签到,签到后方可入座。不可替他人代签!每次会议未请假而无故缺勤,无故迟到的同学,需在他的姓名旁做出标示,目的是老师或部长在开会前看签到表时能一目了然。
  2. 每次会议的签到表使用后都需要妥善保存,不得丢失,以用于期末时对出勤情况的考察汇总。
  3. 会议开始前3分钟,主动找到办公室部长,说明应到x人,实到x人,xxx没到并说明具体原因(如已经请假,或者迟到),对于迟到的人应会前打电话询问具体到达时间并上报。

(三)QQ,飞信的添加

1.工作要求:

党总支对于各项公告,文件与通知的发放主要依赖于QQ和飞信这两个社交平台, 而发送各类消息和会议通知是办公室的主要职能之一,因此,作为办公室的人员,要求以最快速度添加整个党总支所有部员和部长的飞信以及QQ以便于消息的发送到位,避免不能及时准确传达的情况发生。

2.具体流程:

  1. 飞信是传达会议消息和活动消息,紧急通知的主要渠道,因此非常重要。当添加所有同学的飞信时, 需注明验证消息为“党总支办公室,请务必及时添加”,当有同学超过24小时没有回应该好友请求时,直接打电话联系该同学请他及时通过好友申请,并将所有党总支的人员放在一个分组里。若该同学确有一些特殊原因(如,联通手机用户无法使用飞信)而无法使用飞信的, 将其单独标注出来,并与其约定一种固定的联系方式(短信或QQ)以后每次发消息和通知时,都对其进行单独通知。
  2. QQ作为发送公告和传输文件的主要渠道,需要求每位部员及时加入党总支的总群,以免错过重要信息。
  3. 总支部长的信息通知由办公室部长负责,总支部员的信息通知由办公室部员负责。

(四)消息与通知的发送

1.工作要求:及时准确,语言得体

一般而言,在发送会议通知或其他消息的时候,老师和其他部长是由部长直接联系的,这里主要需要通知的对象是所有的部员。

2.具体流程:

  1. 一般总支的会议都是在周日,则会议的通知需要提前三天左右通过飞信平台发放,在编辑消息时,需注明会议具体的时间,地点,并注明“若有需请假和晚到的同学,请先向所在部门的部长请假,部长准假后再告知我”。所有的通知结尾都需注明“收到请回复”。以是否回复作为该同学是否收到该通知的唯一标准。若该同学超过12小时未回复,就需要打电话直接联系,询问他是否收到通知,是否能准时参加会议。
  2. 在会议当天的上午或是前一天晚上,再发送一遍通知,提醒所有部员准时到场,以免有同学遗忘。

(五)教室申请

每周四前与部长联系,确认是否需要申请教室。注意申请教室只能在周二和周四上午。不论是否需要申请教室,都提前准备好公示,即a4纸上打印出教室的使用日期、时间和用途,用以开会前张贴在教室门口。(h410、h420除外)

1.若用到多媒体,需要申请教室

1)填写教室申请表(纸质版)完毕,交予党建负责老师审核并盖章。

2)至大学生活动中心请老师审查并签字盖章。

3)至H337(教务处)请老师审查并盖章。

4)将纸质版申请表交到对应的教学楼多媒体教室。

2.若不需要使用多媒体

1)提前到教务处确认开会时间的教室使用情况,避免与其他组织冲突。

2)提前半小时占教室,提前擦黑板并在黑板上写明使用时间,及时与在该教室自习的同学说明原因,并在教室门上贴上公示说明原因。

(六)例会制度及会议记录

1.例会前期准备:

  1. 每逢双周的大例会,各部门部长在周五晚10:00之前把本周末的会议内容发给办公室会议记录的负责人(陈泽琼),各部门要上交的会议内容应包括接下来两周该部门的工作安排,上两周的工作总结,另外活动部还要上交负责本次会议讲新闻的部员名单。
  2. 办公室负责人应在相应的周六中午12:00之前把各部门会议内容汇总,交由办公室部长审核,部长审核无误后发给负责老师审核,确定内容后在会议前在总支群中公布会议流程,以便与会人员对本次会议有预先的了解,提高效率。

 

2.例会内容:

   A)各部门部员根据上两周工作内容提出工作建议想法。汇报顺序:组织部-培训部-活动部-办公室(下同)

   B)每个部门出一名部长讲解下两周工作安排

   C)每个部门出两个人讲新闻

   D)部员考核时事政治题,提高理论基础

3.会议记录:

1)会议记录要求记录人在旁听会议时,要高度集中注意力,记下所有要点,写字速度快一些,可以先简写在一张纸上,自己能看懂就可以,然后回去后再重新组织语言、整理要点,誊抄在党支部生活日志上。

2)党支部生活日志要妥善保存,切勿丢失,要保存完好,如果一本写完了再去领取下一本。

3)要求填写认真细致严谨,不能有错别字。

4)如果旁听会议时有遗漏的事务,事后要主动联系主讲人或相关部长或部员,弄清楚情况再写在日志上,切忌自己编造。

5)写党总支生活日志要求语言简洁精炼,但不要遗漏要点,做到全面具体而不冗长。会议内容要分条写,序号有分级,做到层次条理清晰

6)注意书面语言,不要口语化。

7)会议时间 写具体的2016年1月1日,不能写2016.1.1会议地点具体详尽,写到具体的教室序号,如一般情况下是在H420。

8)需要记录的内容主要包括会议时间、会议地点、出勤情况、会议主题、会议主持、会议记录以及会议内容。具体要求如下:

①出勤情况 如实填写,应在开会时清点好人数,按照以下格式填写“应到xx

  人,实到xx人,xx人,请假(xxx)”括号里备注好请假人员的姓名;

②会议主题 具体有“党总支部长大例会”、“党总支部长部员大例会”有特殊的

  主题要特殊标注;

③会议主持 写该次会议主讲人的姓名,只限一人;

④会议记录 写负责记录本次会议内容的负责人姓名;

⑤按照各个部门,分别写出上一阶段的总结,或者下一阶段的工作安排,部门顺

  序为组织部-培训部-活动部-办公室;

⑥有人发言,写上“xxx:(发言内容的总结)”;

⑦会议记录注意要记下每项工作完成的时间节点,以及每个部门具体的分工,以

  便后续的工作展开以及便于之后查看任务完成情况。

 

(七)为总支部员生日

1.工作要求:

1)原则:绿色环保,不奢侈,不铺张,不浪费,尽可能多的省钱。

2)要有创意,全体党总支人员都要参加,要求活动形式尽量不同。

3)目的:沟通党总支内部人员的感情,加强凝聚力。

4)负责人要事前统计好党总支人员的生日,要问清楚过阳历还是阴历生日。统

   计好后进行再核对,防止生日当天出现错误。

5)负责人要积极和活动部沟通,提前商量活动方案,尽量在大家都有时间的情

   况下组织活动。

6)活动形式要求灵活多样,尽量减少集体聚餐之类的活动,在不耽误大家的时

   间情况下,将心意表达出来,送去每个人的祝福。

2.具体内容举例

  1. 在生日零点,党总支成员到其空间里留言,写祝福的话,或者调侃的话,要  求效果爆炸!
  2. 写贺卡,每个人书写50字左右的祝福的话,收集起来,在生日当天送给过生日的同学
  3. 每个人拍摄短时间的视频,合成影集,送给过生日的同学。

4)党总支同学聚集起来,一起合影,一起唱生日快乐歌。

5)每个人折纸,折千纸鹤或者别的,收集起来当做生日礼物。

6)每个人买一包零食,收集起来送给过生日的同学。(针对吃货)

(八)党务系统的使用

1.工作要求:

  1. 录入信息、修改信息、查找人员名单过程中请务必先在人员类别中选择党员和申请入党人员,这两部分是分开了,切勿弄混弄乱。
  2. 每个人录入信息后都不要忘记保存,在录入信息的下方有保存选项,勿忘。
  3. 对于身份证号等较长的信息,建议提前拷一份文件到电脑上,直接复制使用。
  4. 如果输入日期,一定是按照422的形式输入,如2015.05.03
  5. 学历一栏不能直接输入,需要在下方的学历信息集中输入。

 

2.具体流程:

  1. 找党建负责老师要秘钥,注意跟老师协调好时间,秘钥里有党务系统的所有资料,注意妥善保存,用完后及时归还。
  2. 党务系统的电脑在H419,录信息都在H419进行,419只有在导员上班时间开门,其余时间录信息需要与419老师协调时间。
  3. 打开电脑,机箱开关在下方,显示屏开关在右侧,打开没有开机密码,直接点确定
  4. 秘钥插在电脑机箱的USB插孔上(先开机在插秘钥)
  5. 双击打开党内信息管理图标
  6. 不用输口令,不用写用户名,直接单击登录

6、在左侧图标栏目中选择“信息管理”选项进入

3.录入信息

  1. 在右侧选择人员管理选项
  2. 在新出现的页面中,点击左上角“人员类别”选项,出现下拉菜单,找到“党员”和“申请入党人员”两个选项,选择需要操作的人员类别。其中党员包括正式党员和预备党员,申请入党人员包括入党积极分子。
  3. 左方主要是目录、搜索和名单三个栏目,我们主要操作的是目录和搜索两个栏目
  4. 在目录一栏下方主要是各个党支部,可以选择各个党支部直接查找人员(包括老师的以及学生的),搜索可在姓名一栏中输入相应姓名从而直接得到相应的人员信息,注意名字输入不要出现错误。按下Enter键,出现基本信息界面。
  5. 新增人员信息时或系统中不存在这个同学的信息时,先选择该人员所在的党支部,再点击左上角的新建项目,会弹出“日志信息已满!请及时维护!”对话框,点击确定,继续录入。
  6. 将姓名“新人”改成本人姓名,填写其他信息,如果是学生,其中家庭住宅电话写他的学号,其中政治面貌为共青团员、预备党员或者党员。
  7. 籍贯应尽量具体,如果在窗口中没有本人所写的地址,可能是所写的地方太小,需要通过自行百度查到所写村或镇上属的地方,从籍贯的地址中找到并输入。
  8. 总的信息表下方有申请入党人员(党员)信息集,如果有新增选项,应点击 新增,然后填写,下一步,弹出“是否保存子集修改”窗口,应选择“是”。如积极分子的学历信息集下方没有表格,则点击新增按钮,然后进行输入。

4.人员信息名册导出

  1. 在右侧选择人员管理选项
  2. 在新出现的页面中,点击左上角“花名册管理”选项
  3. 新出现的窗口中,在左侧组织范围界面中双击信息与电气工程学院党委
  1. 会出现各个党支部的选项,勾选想要导出的选项。如果需要所有学生信息,一般是将全部的党员信息导出,然后在表格文档中对多余的教职工信息执行删除操作。
  1. 在右侧选择方面中点击相应的人员分类,选择操作的对象是党员还是申请入党人员
  1. 选中后点击上方的新建方案
  2. 在新出现的对话框中选择后,点击下一步
  1. 在新出现的对话框中,在左侧选择要导出的栏目,然后点击选择,会在右侧看到已选指标,如果不需要某个信息了,就单击撤回。尽量多的选择要导出的信息,导出后可以针对自己的需要把用不到的信息删除,但是如果少导出了进行重复性工作会比较麻烦。
  1. 点击下一步,出现的新花名册的界面预览图,找到最上方对话框里的导出菜  单。右侧有小箭头单击后出现导出的格式,选择excel格式导出。注意选择保存路径!

10) 对于导出的信息要尽可能详细。

11) 导出后的文件保存在专门的文件夹里,没有价值的要及时删除。

12) 关闭党务管理信息系统,出现“确定退出党内管理信息系统吗?”窗口, 点

    击确定

13) 拔出秘钥,交还给相应负责老师。

 

 

 

 

 

 

 

 

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